Moderno poslovno okruženje nemoguće je zamisliti bez (potencijalnih) problema, i to na više strana. Rešavanje istih zna da bude poprilično mučno i sporo, a u najvećem broju slučajeva pored uloženog vremena iziskuje i mnogo novca. Iz kompanije Tecor Consulting poručuju da ipak sve može da se drži pod kontrolom i da se problem reši na način da se nikada više ne ponovi i to zahvaljujući odličnim Lean alatima. Jedan od njih je Structured Problem Solving…

Structured Problem Solving u praksi

Koliko često se rešavanje problema pretvori u višestruko otklanjanje posledica? Svako ponovno javljanje ukazuje na to da sam problem nije rešen tj. da nije otklonjen pravi uzrok problema. Ovakav način prividnog rešavanja problema sa sobom donosi veliki broj radnih sati, dodatne troškove i izazove u uspostavljanju stabilnih procesa. Najbolje svetske prakse vremenom su iznedrile jednostavnu metodologiju za strukturno rešavanje problema koja na sistematičan način vodi do pronalaženja uzroka, njegovog otklanjanja i horizontalnog širenja dobre prakse kroz celu organizaciju kako se problem ne bi pojavio na drugim mestima.

U različitim granama industrije su se ustalili mnogobrojni formati strukturnog rešavanja problema kao što su 8D Report i A3 Report, ali se svi oni oslanjaju na Toyota Business practice i PDCA ciklus. Toyota je kao kolevka mnogih Kaizen/Lean alata (5S, SMED, TPM…) stavila fokus na proces i eliminaciju rasipanja iz njega.

Moguće je osigurati sistematičan način rešavanja svih problema sledeći naredne korake:

1. Formiranje tima

Formiranjem multidisciplinarnog tima koji će problem posmatrati iz različitih uglova i koji poseduje potrebna znanja za njegovo rešavanje. Problem se rešava u Gembi, a ne u kancelariji.

2. Opis problema

Davanjem odgvora na pitanja 5W2H:
• What – Šta je problem?
• When – Kada je nastao/uočen?
• Who – Ko je uočio problem?
• Where – Gde je problem uočen?
• Why – Zašto je to problem?
• How – Kako se problem ispoljio?
• How much – Koliko nas problem košta?

3. Dekompozicija problema i akcije za suzbijanje požara

Obavezno je izvršavanje dekompozicije većih problema. Prvo se rešavaju oni problemi koji imaju najveći uticaj. Preduzimanje akcija za suzbijanje širenja posledica problema i zaštite korisnika se podrazumevaju.

4. Rootcause analiza

Identifikovanje potencijalnih uzroka problema upotrebom Ishikawa dijagrama. Metodom n/3 određuju se primarni uzroci i izvršava detaljna analiza metodom 5WHY.

5. Definisanje korektivnih mera

Definisanje mera koje će eliminisati uzrok problema, a ne posledice. Pri definisanju korektivnih mera primarni faktor koji treba analizirati je uticaj na uzrok problema, sekundarni je napor za izvođenje mere, a tercijarni cena sprovođenja.

6. Validacija korektivnih mera

Uraditi proveru da li su implementirane korektivne mere postigle željeni cilj. U slučaju da mere ne daju željene rezultate ponovo zavrteti PDCA točak. Kada se postignu željeni rezultati dobra praksa postaje standard.

7. Definisanje preventivnih mera

Definisanje unapređenja u sistemima i procesima treba da spreče ponovni nastanak problema. Preporuka je implementiranje PokaYoke i rad na vizuelizaciji u Gembi.

8. Naučene lekcije i nagrađivanje tima

Stečena znanja i dobru praksu treba proširivati horizontalno duž cele organizacije (Yokoten) kako bi se sprečio nastanak istog problema na drugim mestima. Uvek tim treba nagraditi i proslaviti uspeh.

Više o Lean SPS metodi možete saznati na Tecor Lean & Kaizen Consulting Web portalu